Teamassistent (m/w/d)/Office Manager (m/w/d) in Teilzeit(m/w/d)

Wir suchen schnellstmöglich für unser Team in Hamburg eine(n)

Teamassistant (m/w/d)/Office Manager (m/w/d) in Teilzeit
(30h/Woche)

Unsere Teamassistant /Office Manager(m/w/d) sorgt für eine reibungslose Organisation und Administration des Büroalltags in enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Dienstleistern (z. B. für elektronische Geräte, Wasserversorgung, Vermieter oder Reinigungsteam). Darüber hinaus verantwortet diese Rolle die Abwicklung sämtlicher Post- und Paketsendungen sowie die Telefonzentrale und den Empfang von Besuchern, hauptsächlich Dienstleister und Lieferanten. Ziel ist es, das Team bestmöglich zu unterstützen und eine angenehme, gut funktionierende Arbeitsumgebung zu schaffen.

Deine Aufgaben:

• Empfang & Organisation: Als erste Anlaufstelle am Empfang ist die Assistant Office Management eine zentrale Schnittstelle für die interne und externe Kommunikation. Sie stellt sicher, dass Informationen zuverlässig weitergegeben werden und die Abläufe im Alltag reibungslos funktionieren.
  

• Ansprechpartner für Lieferanten: Die Auswahl, Koordination und Organisation verschiedener Dienstleister gehört ebenfalls dazu. So wird sichergestellt, dass alle grundlegenden Funktionen im Büro – von Energieversorgung über Heizung und Klimaanlage bis hin zu IT-Infrastruktur, Reinigung und Bürobedarf – jederzeit zuverlässig gewährleistet sind.

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  Statistiken, Vendor-System, BBS-Anfragen: Zur Unterstützung des Execution-Teams trägt die Rolle dazu bei, dass die Abwicklung von Service-Rechnungen reibungslos verläuft. Gleichzeitig werden Accounting und Controlling bei der Anlage und Pflege von Lieferanten im System unterstützt, um eine fristgerechte und korrekte Zahlungsabwicklung sicherzustellen.

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  Projekte: Die Organisation von Veranstaltungen und Events gehört ebenso dazu wie die Unterstützung bei technischen Büroeinrichtungen und -ausstattungen. In enger Zusammenarbeit mit dem Team wird insbesondere bei zeitkritischen Themen eine verlässliche und strukturierte Unterstützung gewährleistet.

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  IT-Support: Am Standort Hamburg übernimmt die Rolle den Hardware-Support, zum Beispiel bei der Einrichtung von Laptops, mobilen Geräten und Monitoren. Dies erfolgt in enger Abstimmung mit dem Remote-IT-Support, der die übergreifende technische Betreuung verantwortet, um eine optimale Ausstattung sicherzustellen.

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  Bestellung von Bürobedarf: Die Beschaffung und Sicherstellung ausreichender Bestände an Bürobedarf – wie Büromaterial, Getränke oder kleinere technische Geräte (z. B. Kabel oder Tastaturen) – gehört ebenfalls zum Aufgabenbereich und trägt zu einem reibungslosen Arbeitsalltag bei.

Dein Profil:

Wir wünschen uns fundierte Kenntnisse in Microsoft Office, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine klare, offene und zugewandte Kommunikation. Eine unterstützende und serviceorientierte Persönlichkeit, die mitdenkt, lösungsorientiert handelt und Freude daran hat, Struktur zu schaffen und den Arbeitsalltag für andere leichter zu machen, passt besonders gut zu dieser Rolle.

Unser Angebot:

• Arbeitszeit: Gleitzeit mit Kernarbeitszeit 09.00-14.00 Uhr vor Ort
• Kultur: Duz-Kultur mit kurzen Kommunikations- und Entscheidungswegen
• Vergütung: gute Verdienstmöglichkeiten sowie Jahresbonus
• Benefits: Zuschuss zum Jobticket, 50 Euro steuerfreier Sachbezug pro Monat, Betriebliche Altersvorsorge, Jobrad-Leasing, frisches Obst und Getränke

Interesse geweckt?

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Deine Ansprechpartnerin ist unsere Recruiterin Sally Antemann (sally.antemann@bunge.com, Tel. 0391 8381177).

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